Jumat, 25 November 2011

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Sifat Aliran Informasi
Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya, komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu. Guetzkow (1965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan 3 cara : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara tsb.
1. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Suatu pesan yang sama saat harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama, harus dibuat rencana untuk menggunakan strategi atau teknik penyebaran pesan secara serentak. Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran mengenai metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing-masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan lebih efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
2. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Penyebaran pesan secara berurutan memperlihatkan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tsb mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi informasi tersebut tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tsb, mungkin timbul masalah dalam koordinasi.
Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan informasi akan terganggu sebagai akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan.


Pola Aliran Informasi
Katz dan Kahn (1966) menunjukkan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi diantara para anggota tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa. Burgess (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”. Pola roda-lingkaran untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi.
1. Pola Roda
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak ada seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
2. Pola Lingkaran
Pola lingkaran- meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksebilitas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan-perubahan dalam tugas; di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukkan kecepatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalam memecahkan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan pesan dan pekerjaan.


Peranan Jaringan-Kerja Komunikasi
a. Anggota Klik
Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Farace dan rekan-rekannya (1977) menunjukkan bahwa sebuah klik terbentuk bila “lebih daripada separuh komunikasi anggota-anggotanya adalah komunikasi sesama anggota, bila setiap anggota dihubungkan dengan semua anggota lainnya, dan bila tidak ada satu hubunganpun atau seorang anggota pun yang dapat dihilangkan sehingga mengakibatkan kelompok terpecah”.


b. Penyendiri
Tugas pertama analisis jaringan kerja adalah mengidentifikasi mana yang anggota klik dan mana yang bukan, penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau tidak sama sekali melakukan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
Goldhaber (1979) meringkaskan sifat-sifat khusus penyendiri. Ia menyatakan bahwa penyendiri berbeda dengan anggota klik dalam arti:
1. Kurang aman dalam konsep diri mereka
2. Kurang termotivasi oleh cita-cita
3. Kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain
4. Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem
5. Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi
6. Lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi
7. Relatif lebih tidak puas dengan sistem
8. Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka
c. Jembatan
Jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara kedua kelompok pegawai.
d. Penghubung
Penghubung adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung mengaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi dalam organisasi.
e. Penjaga Gawang
Menjaga gawang, menurut Katz dan Lazarsfeld (1955), berarti “mengendalikan” satu bagian strategis dari suatu saluran dari suatu saluran ... agar memiliki kekuatan untuk memutuskan apakah sesuatu yang mengalir melintasi saluran akan sampai kepada kelompok tersebut atau tidak. Dalam suatu jaringan komunikasi organisasi, penjaga gawang (gate keeper) adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut.
f. Pemimpin pendapat
Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. Katz dan Lazarsfeld (1955) menggambarkan seorang pemimpin pendapat sebagai “suatu bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat orang per orang dalam kontak biasa, akrab maupun kontak sehari-hari”.
g. Kosmopolit
Manusia kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal, daerah atau nasional. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi.

Menurut Wayne Pace dan Don Faules dalam buku Komunikasi Organisasi, bahwa arah aliran informasi formal ada empat macam, yaitu :

1. Komunikasi ke Bawah
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz dan Kahn 1966) :
a) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
b) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
c) Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
d) Informasi mengenai kinerja pegawai
e) Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai (Level & Galle 1988).
a) Ketersediaan
b) Biaya
c) Pengaruh
d) Relevansi
e) Respons
f) Keahlian


2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia).
Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan :
a) Berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma, 1979).
b) Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dan seberapa baik penerimaannya (Planty & Machaver, 1952)
c) Memungkinkan mendorong keluh kesah sehingga penyelia tahu persoalan yang mengganggu terkait operasi.
d) Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran.
e) Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f) Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam pekerjaan mereka.


3. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horisontal muncul paling sedikit karena enam alasan berikut :
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
3. Untuk memecahkan masalah
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
5. Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan
6. Untuk menumbuhkan dukungan antar persona.
Komunikasi horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Hambatan-hambatan pada komunikasi horisontal banyak persamaannya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Ketiadaaan kepercayaan diantara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai yang sama tingkatnya dalam organisasi dalam sesamanya.


4. Komunikasi Lintas Saluran
Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Unit pelatihan dan pengembangan, misalnya, berhubungan dengan produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, dan teknik juga dengan pelanggan, untuk pelatihan pelanggan. Keith Davis (1967) mengamati bahwa “hasilnya baik dan buruk.
Komunikasi ke atas dan ke bawah cenderung disempurnakan, tetapi manajemen yang lebih rendah sering menunggu dengan gelisah dan khawatir bahwa mereka dilewati atau dikritik tanpa mendapat kesempatan untuk menjawab”. Fayol (1916- 1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf :
a) Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi
b) Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka
c) Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.


Komunikasi Informal, Pribadi Atau Selentingan
Informasi informal/personal muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi ini mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan (grapevine). Kiasan ini tampaknya sesuai; grapevine terlihat tumbuh dan menjalar ke segala arah, menangkap dan menyembunyikan buahnya di bawah kerimbunan dedaunan, nyaris menantang penyelidikan.
Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa” (Stein 1967).
Sifat-sifat selentingan digambarkan oleh W. L. Davis & O’Connor (1977) sebagai berikut :
1. Selentingan berjalan melalui interaksi mulut ke mulut.
2. Bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi
3. Selentingan menyebarkan informasi dengan cepat
4. Digambarkan sebagai suatu “rantai kelompok” karena setiap orang yang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkannya ke dalam kelompok daripada seorang saja.
5. Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung menjalankan satu dari tiga peranan : penghubung, penyendiri, pengakhir atau dead enders.
6. Cenderung merupakan produk suatu situasi
7. Semakin cepat seseorang tahu suatu situasi, semakin cepat ia menyebarkannya
8. Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menarik perhatiannya, besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut pada yang lain.
9. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional
10. Umumnya, 75 – 90 % dari rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat.
11. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.
12. Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi

0 komentar:

Poskan Komentar

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Hosted Desktops